Закупівлі й контракти

Робити самим чи купувати

Рідко який проєкт робить усе власними силами. Перед кожною великою роботою студія вирішує, робити самим чи купувати (make or buy):

• сервер: орендувати сервер, налаштувати його і розгорнути потрібні сервіси самим чи взяти готовий хмарний сервіс для ігор, де акаунти й таблиця рекордів уже є;
• озвучення: записувати самим чи замовити студії звуку;
• тестування на 50 моделях телефонів: купити телефони чи оплатити сервіс віддаленого тестування.

Порівнюють вартість, строки, ризики і чи хоче студія мати ці знання в себе.

Типи контрактів

PMBOK ділить контракти на три типи. Головна різниця — хто несе ризик, що робота коштуватиме дорожче.

• Фіксована ціна. Студія звуку озвучить гру за 30 тис. грн до 1 грудня. У договорі зафіксовано обсяг роботи, строк і ціну. Якщо на роботу піде більше годин, ніж розраховувала студія звуку, це її витрати. Якщо вона не встигне до 1 грудня, договір зазвичай передбачає штраф. Ризик перевитрат несе виконавець, а ризик неточного опису обсягу — замовник: усе, чого немає в договорі, виконавець зробить лише за доплату.
• Витрати плюс винагорода. Студія оплачує фактичні витрати підрядника і зверху винагороду. Ризик несе замовник. Підходить, коли обсяг важко оцінити наперед.
• Час і матеріали. Студія платить тестувальникам за кожну годину. Ризик ділять. Підходить для невеликих робіт або коли треба почати швидко.

На практиці, особливо в будівництві, ще розрізняють, скільки підрядників і хто за що відповідає:

• розділені контракти — кожну частину роботи віддають окремому виконавцю;
• генеральний підряд — один підрядник відповідає за все і сам наймає субпідрядників;
• «під ключ» — один підрядник веде проєкт від проєктування до здачі.

Юридично договори бувають різних видів: купівля-продаж (продавець і покупець), підряд чи надання послуг (замовник і виконавець), доручення (довіритель і повірений). У проєкті юридичну силу мають лише письмові договори зі штрафами за невиконання.

Як обрати постачальника

Для великих закупівель проводять тендер: відкритий або закритий конкурс. Пропозиції порівнюють у зваженій матриці:

1. обирають критерії: ціна, якість, строки, досвід, умови оплати;
2. кожному критерію дають вагу;
3. кожного постачальника оцінюють за кожним критерієм;
4. перемагає той, у кого більша зважена сума балів.

Закупівлі бувають централізовані (один відділ закупівель, прозоро, але повільніше) і децентралізовані (рішення ухвалює керівник проєкту, швидше, але важче контролювати).

Після підписання договору

• Контроль виконання: перевіряють результат і, якщо треба, приймають роботу частинами.
• Претензії: розбіжності вирішують переговорами, знижками або в суді.
• Запаси: тримають невеликий резерв критичних речей, наприклад кілька тестових телефонів, щоб поломка не зупинила тестування.
• Закриття: договір закривають, коли обидві сторони виконали зобов'язання або розірвали його за згодою.