Середовище, ролі й структури

Середовище проєкту

Проєкт працює не у вакуумі. На нього впливає середовище — усе, що команда не контролює, але мусить враховувати.

• Внутрішнє: культура організації, її правила й процеси, доступні люди, інструменти, накопичений досвід. Наприклад, у студії звикли випускати оновлення щоп'ятниці, і реліз гри теж захочуть на п'ятницю.
• Зовнішнє: ринок і конкуренти, закони й податки, правила магазинів застосунків, курс валют, звички користувачів.

Хто є хто

Навколо кожного проєкту — зацікавлені сторони (стейкхолдери): люди й організації, на яких впливає проєкт або які можуть вплинути на нього. У студії це:

• Спонсор — той, хто дає гроші й підтримку і ухвалює ключові рішення. У нас — засновники студії.
• Керівник проєкту (project manager) — відповідає за те, щоб проєкт досяг мети: організовує роботу, рахує строки й гроші, керує ризиками.
• Власник продукту (product owner) — вирішує, що саме має вміти гра і в якому порядку це робити. В адаптивних проєктах це окрема роль.
• Команда — ті, хто створює результат: програміст, дизайнер, тестувальник, маркетолог.
• Користувачі та клієнти — гравці.
• Зовнішні сторони — магазини застосунків, інвестор, держава, конкуренти.

Як працювати із зацікавленими сторонами системно, розберемо в модулі 5.

Два керівники: функціональний і проєктний

Більшість проєктів живуть усередині компаній, де вже є постійні відділи. Тому в людей часто два керівники.

Функціональний менеджер керує постійним відділом: розробкою, маркетингом, бухгалтерією. Він відповідає за людей і якість їхньої фахової роботи: наймає, навчає, розподіляє навантаження. Його робота безстрокова, бо відділ існує роками.

Керівник проєкту відповідає за конкретний проєкт: результат, строки, бюджет і ризики. Він збирає команду з фахівців різних відділів, і його роль закінчується разом із проєктом.

Конфлікт між ними виникає, коли той самий фахівець одночасно потрібен і відділу, і проєкту.

Хто має більше влади

Залежно від того, як розподілені повноваження між керівником проєкту і функціональним керівником, виділяють три типи організаційних структур.

Функціональна і проєктна структури

1. Функціональна: проєкт виконують усередині наявних відділів.

• Переваги: найдешевше; фахівці лишаються у своїх відділах.
• Недоліки: повільні комунікації, немає єдиного центру відповідальності, проєкт для людей — «додаткове навантаження».

2. Проєктна: під проєкт створюють окрему команду, яка повністю виходить з операційної роботи.

• Переваги: повна влада керівника проєкту, швидкі рішення, висока мотивація.
• Недоліки: дорого, ресурси дублюються, після проєкту людей треба кудись повернути.

Матрична структура і офіс управління проєктами

3. Матрична: компроміс із подвійним підпорядкуванням. У слабкій матриці головний — функціональний керівник, у сильній — керівник проєкту.

• Переваги: гнучке використання людей, фахові знання не губляться.
• Недолік: у людини два начальники, і їхні інтереси можуть конфліктувати.

Великі організації часто мають офіс управління проєктами (project management office, PMO): підрозділ, який задає спільні правила, шаблони й інструменти, навчає менеджерів, а іноді й сам керує проєктами. У студії з трьох людей PMO не потрібен, а в банку з сотнею проєктів без нього важко.